办理因公出国（境）手续所需附件说明

所有团组必须提供的材料：

1.邀请函

2.行程安排

3.因公临时出国（出境）预算明细表（如使用学校经费）

*所有外文材料需提供中文翻译件

参加学术会议还需提供：

1.主办方提供的会议日程；

2.论文录用证明或邀请在会上作正式交流发言的证明（写明题目，不拘泥于形式，主办方提供的正式函件、传真、电子邮件（需体现邀请人邮件地址），或在邀请函或主办方提供的议程中体现论文被录用或发言均可）

3.被录用论文或发言摘要

*所有外文材料需提供中文翻译件

*赴日本团组应同步提供：

1、招聘理由书、身元保证书。（邀请需由日本公民在日本国内发出） 2、名簿（即出访人员名单）。 3、滞在日程表（需有每天活动安排及联系人电话，住宿酒店名称及电话）。 4、以上1-3项邀请材料三个月内申办签证有效。具体格式参考https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/index.html （上述链接中的格式为最新版本，邀请方填写完毕后无需盖章，也无需原件。如邀请方提供的邀请材料格式非最新版，则需邀请方盖章，但也无需原件）。

材料具体说明：

邀请函：

官方正式函头（包含单位名称、地址、电话、传真）、写明邀请人单位及职务、出访人姓名单位及职务、出访日期、出访任务及费用承担情况等，参加学术会议须体现发言题目（如有单独的论文录用函体现该信息则无需提供），需使用出访国家（地区）官方使用语言或国际通用语言，由邀请人进行签署。

邀请单位应为具有法人资格的高校、教育、科研、文化等业务对口部门，邀请人应与出访人员职称、职务身份相称。

某些国家对邀请函有特别要求，如日本、韩国、意大利等邀请函须固定格式等，详见：外国签证要求

参考范例：

行程安排：

请根据模板填写，如出访国家需提供英文行程表，中英文内容必须保持一致。（签证材料要求详见：外国签证要求）

出访日程须安排紧凑，分上、下午排出具体任务，不可安排半日及以上空白行程，不可安排“参观”“考察”行程，在不同往返国和出访地移动时应标明离开和抵达时段，及移动的交通方式（不可使用“约”等不确定性表达。抵、离我国国境当日计入在外停留时间。

出国开展学术交流原则上应提供邀请方拟定的原始日程。

参加学术会议的团组，行程安排应与会议议程保持一致。

行程安排模板.doc

国际航线选择标准以及外事部门审批原则.doc

参考范例：

因公临时出国（出境）预算明细表：

请注意：住宿费、伙食费、公杂费 这三项填写的是当地币种，只有国际旅费和其他是人民币，所以在计算合计总金额时，需要用 国际旅费（人民币）+住宿费（当地币种）*当天汇率+伙食费（当地币种）*当天汇率+公杂费（当地币种）*当天汇率+其他（人民币）

因公临时出国（境）住宿费标准等详见：关于调整因公临时出国（境）住宿费标准等有关事项的通知

因公临时出国（出境）预算明细表.xlsx

参考范例：

会议议程：

参加学术会议的团组需提供，需体现会议注册报到、会议每日安排和结束的时间，最好能体现申请人参与的会议环节，如报告时段

参考范例：